Moins de temps sur les factures, plus de temps sur les chantiers
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Le 29 septembre 2026
Dans une entreprise de construction, les achats ne suivent pas toujours un beau parcours bien ordonné. Une commande importante peut être planifiée plusieurs semaines à l’avance, alors qu’un autre achat doit être fait immédiatement pour éviter de ralentir un chantier. À cela s’ajoutent les locations d’équipement, les matériaux achetés pour différents projets, les crédits de fournisseurs, les factures reçues par courriel et celles qu’il faut encore retrouver. Aucun de ces gestes n’est particulièrement complexe pris séparément. C’est leur accumulation qui peut finir par créer un véritable fouillis administratif.
Et dans une petite entreprise, la personne qui doit démêler tout cela n’est pas nécessairement assise devant un ordinateur toute la journée. Le propriétaire peut aussi être celui qui répond aux clients, règle un problème sur un chantier, parle aux fournisseurs, prépare les prochaines soumissions et supervise son équipe. Les factures sont alors traitées lorsqu’il reste du temps : en fin de journée, le soir ou pendant la fin de semaine.
Cette réalité correspond à la structure même de l’industrie québécoise. En 2025, la Commission de la construction du Québec recensait près de 27 965 employeurs actifs, et 78 % des entreprises comptaient cinq salariés ou moins. Pour beaucoup d’entrepreneurs, la question n’est donc pas seulement de savoir combien coûte l’administration. Elle est beaucoup plus concrète :
Combien de temps consacré aux factures pourrait être utilisé ailleurs ?
Le problème n’est pas une facture, mais leur accumulation
Une facture de bois, une location de machinerie ou un achat de quincaillerie ne demande généralement que quelques minutes. Mais lorsqu’il faut traiter plusieurs fournisseurs et plusieurs chantiers en même temps, chaque document doit être identifié, vérifié et acheminé correctement.
Une même semaine peut comprendre :
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Une grosse commande prévue pour un projet ;
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Plusieurs achats ponctuels faits directement sur les chantiers ;
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Des matériaux destinés à différents clients ;
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Des locations d’équipement ;
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Des crédits ou corrections à vérifier ;
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Des factures provenant de plusieurs canaux.
C’est là que le temps commence à s’accumuler sans nécessairement être visible. Avant de chercher une solution, le plus utile est donc de mesurer la situation réelle. Pendant deux semaines, notez simplement le nombre de factures reçues, le temps consacré à leur traitement, les corrections ou exceptions rencontrées et les personnes qui doivent intervenir.
Ajoutez une donnée que les calculs financiers oublient souvent : à quel moment faites-vous ce travail ? Deux heures prévues dans une journée administrative ne ressemblent pas à deux heures passées devant l’ordinateur le dimanche matin.
Plus de deux heures par semaine ? Cela mérite au moins d’être mesuré
Il n’existe pas de seuil officiel à partir duquel une entreprise devrait automatiser ses factures. Mais lorsqu’un travail répétitif occupe régulièrement plus de deux heures par semaine, il devient raisonnable de se demander si une partie pourrait être simplifiée. Deux heures par semaine représentent déjà plus d’une centaine d’heures sur une année complète.
Cela ne signifie pas qu’une entreprise récupérera nécessairement toutes ces heures. Certaines vérifications doivent demeurer humaines et certains dossiers seront toujours différents des autres. Le seuil de deux heures sert plutôt de signal pratique : il y a suffisamment de temps investi pour que la question mérite d’être examinée.
Cinq questions permettent rapidement d’y voir plus clair :
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Combien de temps consacrons-nous réellement aux factures ?
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Quelle portion correspond à de la saisie ou à des manipulations répétitives ?
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Quelles vérifications exigent réellement notre jugement ?
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Combien d’exceptions devons-nous traiter ?
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Que ferions-nous des heures récupérées ?
La dernière question est importante, parce qu’une heure récupérée ne correspond pas nécessairement à une heure de salaire économisée. Elle peut simplement être une heure mieux utilisée.
Le temps récupéré peut valoir beaucoup plus qu’un calcul horaire
BDC rapportait en 2025 que les propriétaires d’entreprise canadiens interrogés travaillaient en moyenne 49,7 heures par semaine. Plus de la moitié travaillaient au moins 50 heures, et plus de 40 % jugeaient leur charge de travail excessive. Le sondage comptait plus de 600 répondants et ne portait pas exclusivement sur la construction, mais il illustre bien la pression que peut exercer la gestion d’une PME.
Dans ce contexte, récupérer deux ou trois heures n’a pas forcément pour objectif de réduire la masse salariale. Ces heures peuvent permettre à un entrepreneur de visiter un chantier supplémentaire, préparer une soumission, répondre à un client, régler une situation avec un fournisseur ou mieux préparer la semaine suivante. Elles peuvent aussi permettre de fermer l’ordinateur.
Il faut parfois rappeler une évidence : les fins de semaine sont aussi faites pour recharger les batteries, pas pour rattraper continuellement l’administration qui n’a pas pu être faite pendant la semaine.
C’est pourquoi la valeur du temps administratif récupéré ne se retrouve pas toujours entièrement dans une feuille Excel. Elle peut aussi se mesurer dans la capacité de l’entreprise à mieux absorber ses opérations sans constamment déplacer le travail vers les soirs et les jours de congé.
Commencer par un petit problème plutôt que transformer toute l’entreprise
L’automatisation devient beaucoup plus accessible lorsqu’on cesse de la présenter comme une transformation complète de l’entreprise. Il n’est pas nécessaire de revoir tous les processus en même temps. Une PME peut commencer avec une tâche précise, fréquente et suffisamment standardisée pour être mesurée.
Les factures fournisseurs constituent un exemple intéressant parce que le résultat peut être comparé assez simplement : combien de temps le processus demandait-il avant, et combien en demande-t-il après ?
Cette approche des petits pas permet aussi de limiter les risques. L’entreprise teste un processus, observe les résultats, corrige ce qui doit l’être et décide ensuite s’il existe une prochaine étape pertinente.
L’intelligence artificielle progresse dans les entreprises canadiennes, mais elle est encore loin d’être utilisée partout. Au deuxième trimestre de 2026, 19,2 % des entreprises canadiennes déclaraient l’avoir utilisée pour produire des biens ou fournir des services au cours des 12 mois précédents ; 40 % indiquaient au contraire que son utilisation n’était pas pertinente pour leurs activités.
Ces chiffres rappellent qu’adopter une technologie n’est pas une fin en soi. Elle doit d’abord résoudre un problème réel.
Bill4Me : commencer par ce qui prend déjà trop de temps
C’est dans cette logique que s’inscrit Bill4Me, une solution de La Factoria consacrée au traitement des factures fournisseurs. L’idée n’est pas de confier toute l’administration de l’entreprise à un système automatisé. Il s’agit plutôt de réduire certaines étapes répétitives autour de la réception et du traitement initial des factures, tout en conservant les vérifications nécessaires lorsque le dossier demande une intervention humaine.
Pour une entreprise de construction, l’intérêt potentiel vient précisément de la diversité des documents à traiter. Une grosse commande planifiée, un achat ponctuel et une dépense liée à un chantier particulier ne racontent pas la même histoire comptable. L’automatisation peut simplifier une partie du travail, mais elle ne dispense pas l’entreprise de savoir où vont ses dépenses ni de contrôler les exceptions.
Avant d’adopter une solution, il demeure donc important de vérifier notamment :
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Sa compatibilité avec l’environnement comptable utilisé ;
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La façon dont les exceptions sont signalées et traitées ;
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Les contrôles qui demeurent sous la responsabilité de l’équipe ;
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La protection des renseignements et des documents ;
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L’accompagnement offert lors de l’implantation.
La bonne automatisation n’est pas celle qui cherche à tout faire. C’est celle qui enlève suffisamment de travail répétitif pour être utile sans rendre le reste du processus plus compliqué.
Le véritable test se fait avant et après
Les promesses de productivité sont faciles à formuler. Les résultats sont plus intéressants à mesurer. Avant de modifier votre processus, prenez une période représentative et relevez quelques indicateurs simples :
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Nombre de factures ;
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Temps total consacré au traitement ;
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Corrections nécessaires ;
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Exceptions ;
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Délais avant que l’information soit prête pour la comptabilité.
Une fois la nouvelle méthode implantée, mesurez les mêmes choses. Vous pourrez alors répondre à des questions beaucoup plus utiles : avons-nous réellement récupéré du temps ? Les corrections sont-elles moins nombreuses ? Le processus est-il plus simple ? Où utilisons-nous maintenant les heures récupérées ?
Si le résultat justifie le coût et l’effort d’implantation, vous aurez une réponse basée sur votre propre entreprise. S’il n’est pas suffisant, vous le saurez également. C’est toute la valeur de commencer petit : on peut mesurer avant de généraliser.
Moins de temps sur les factures, plus de temps sur les chantiers
Dans une industrie composée en grande partie de petites entreprises, le temps du propriétaire, du gestionnaire et des personnes clés est une ressource limitée. Chaque heure passée à refaire une tâche administrative répétitive est une heure qui ne peut pas être consacrée à autre chose.
Cela ne veut pas dire que toutes les entreprises devraient automatiser leurs factures ni que toutes les tâches administratives peuvent disparaître. Certaines vérifications sont indispensables, et le contrôle financier demeure une responsabilité de l’entreprise.
Mais lorsque la gestion des factures prend régulièrement plusieurs heures par semaine, il devient difficile de justifier de ne jamais mesurer le problème.
Commencez pendant deux semaines. Comptez les factures. Mesurez le temps. Notez les exceptions. Regardez surtout quand ce travail est effectué.
Si deux, trois ou cinq heures reviennent semaine après semaine, vous aurez déjà identifié un endroit où la méthode des petits pas peut être utile.
Moins de temps à gérer les factures peut vouloir dire plus de temps sur les chantiers, auprès des clients et des équipes — ou simplement une fin de semaine qui redevient une vraie fin de semaine.
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Pour en savoir plus sur Bill4Me, veuillez contacter :
Raphael Pérez Le Sieur
Responsable marketing & développement des affaires Solutions La Factoria Solutions d’agents IA & automatisation des tâches |
FAQ — gérer et automatiser les factures en construction
- À partir de combien de temps devrait-on examiner l’automatisation ? Il n’existe pas de seuil officiel. Toutefois, si la gestion répétitive des factures occupe régulièrement plus de deux heures par semaine, il devient pertinent de mesurer précisément le processus afin de déterminer ce qui pourrait être simplifié.
- Pourquoi les factures deviennent-elles rapidement difficiles à gérer en construction ? Parce que les achats proviennent de plusieurs fournisseurs, peuvent concerner différents chantiers et ne sont pas toujours effectués au même moment ni par la même personne. La difficulté vient souvent davantage de l’accumulation et de l’attribution des dépenses que d’une facture prise séparément.
- L’automatisation remplace-t-elle les vérifications comptables ? Non. Certaines tâches répétitives peuvent être simplifiées, mais les exceptions, les anomalies et les décisions qui nécessitent du jugement doivent continuer d’être contrôlées.
- Pourquoi commencer par un seul processus ? Parce qu’il est beaucoup plus facile de comparer les résultats avant et après. L’entreprise peut apprendre, corriger son approche et décider ensuite si une autre tâche mérite d’être simplifiée.
- Comment savoir si l’expérience est concluante ? Comparez le temps consacré, les corrections, les exceptions et les délais avant et après. Le résultat observé dans votre entreprise est plus pertinent qu’une promesse générale de productivité.
Références
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Commission de la construction du Québec — L’industrie de la construction, portrait 2025. Près de 27 965 employeurs actifs ; 78 % des entreprises comptaient cinq salariés ou moins.
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Banque de développement du Canada — Est-il possible de réduire ses heures de travail en tant que propriétaire d’entreprise ? 13 juin 2025. Sondage auprès de plus de 600 propriétaires d’entreprise au Canada.
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Statistique Canada — Analyse de l’utilisation de l’intelligence artificielle par les entreprises au Canada, deuxième trimestre de 2026. Enquête canadienne sur la situation des entreprises.
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